KM初次導入包

開始設定系統之前，請先完成這件事：觀看新手上路
目的：了解KM用途、能為公司帶來的改善與幫助、引導建立系統設定架構
建議影片觀賞成員：
1. 系統管理者：通常為資訊人員或負責導入同仁
2. 使用單位種子成員

KM系統設定四步驟：

第一步驟：建立知識館

執行同仁：系統管理者
說明：
1. 請確認哪些部門、單位需要使用KM
2. 除了部門、單外之外，是否有其他更重要的用途，需要獨立出來作為知識館(如無，則將部門、單位建立成知識館即可)

第二步驟：設定使用者帳號

執行同仁：系統管理者
說明：
1. 管理功能內有許多系統設定重點功能，先進行帳號設定與邀請
2. 如果KM的使用者較多，建議邀請分兩階段

• 第一階段-[系統設置階段]：種子成員
• 第二階段-[系統上線]：所有成員

參考說明：/Knowledge/322?culture=zh

第三步驟：設定知識類型

執行同仁：
● 主要：部門種子成員
(討論，如有開放讓種子成員設定知識類型，討論完畢後可種子成員可自行於系統內設定)
● 協助：系統管理員 (設定)

說明：
1. 「知識類型」是什麼：一個文件上傳時需求填寫的表格，這個表格是「重要且留存的文件、作業流程SOP、工作過程中需要被記載的歷程經驗」上傳時的簡介表格，意旨將需要上傳到KM的相關文件、資訊、表單、流程經驗結構化
2. 找不到方向，可以這樣思考：

• 1. 有新進同仁到職時，單位、HR都會需要花時間準備新人訓練相關資訊，這些文件會跨部門，準備時間多、複雜，最後可能還會少給、少說明
• ➢ 「新人訓練」文件：可以把他列為KM導入的重點項目
• 2. 公司是否會收集產業新知、競爭對手訊息、收集都是放在公槽、且搜尋不易
• ➢ 這些文件可以把他列為KM導入的重點項目
• 3. 會舉辦活動嗎？每次要舉辦活動，都要翻箱倒櫃找出去年、前年的相關文件，花費行銷、相關同仁很多很多時間
• ➢ 如是，這些文件可以把他列為KM導入的重點項目
• 請找同仁腦力激盪一下，大家列出覺得重要的資訊、可是每次卻都花好多好多時間整理及找參考資料的哪些、有哪些是需要被留存下來的工作軌跡、這些歷程是能夠改善大家工作流程

3. 表列出需求、痛點、歷程後，再思考一下這些會留下哪些文件、紀錄，來將這些「知識」結構化，做一份文件的上傳時的摘要與介紹表格

參考說明：
知識類型使用效果：


知識類型管理說明：


知識類型設定操作：


請各單位同仁討論知識類型：可下載此文件附檔

第四步驟：設定知識館-將部門內的文件分類夾建立起來

執行同仁：
● 主要：部門種子成員
(討論，如有開放讓種子成員設定知識類型，討論完畢後可種子成員可自行於系統內設定)
● 協助：系統管理員 (設定)

説明：
1. 相關需要被保存的知識文件，上傳之後，歸屬於哪一個工作目的、類型，可以透過資料夾進行分類，方便同仁於部門內知識館資料夾中進行資料上傳、資訊尋找時可以更精準及快速！
2. 部門內同仁討論後，可表列後開始建立在部門的資料夾內
3. 建議討論方向以部門的工作需求、作業流程方向進行討論

參考說明：/Knowledge/204?culture=zh