Vital Official Document 系統版本更新說明 202603

承辦作業

內文分繕資料上傳時，增加判斷是否與電子交換機關名稱相同

文面的受文者，分別為「交通部」、「行政院」、「立法院」

而匯入內文分繕的電子交換機關名稱，分別為「交通部」、「行政院院長室」、「立法院」

圖 1

匯入時判斷到有無法對應的受文者，會提示訊息，並擋下上傳動作

圖 2

發文作業

改善大量Email發文時，預覽過慢及無法完全發送問題

按下「發文」按鈕時，系統會自動判斷還有哪些受文者的文面未檢視，確認是否要做發文的動作

圖 3

如果還有受文者的文面未檢視，會執行發文檔案的製作進度條

圖 4

產生完發文檔案後，進行Email發文，並且顯示進度條，以利確認發文進度

圖 5

改善Email發文送出格式

「主旨」、「寄件者」、內文的「發文機關」，皆增加發文機關的名稱

以預防收件者誤以為是垃圾信件，而將該份公文刪除

圖 6

系統維護作業

修改使用者Email時，可選擇是否要更換使用者登入Email

在「修改」狀態下，更換了「電子郵件地址」，但不勾選「更換登入系統Email（通知Email一併更換）」

該使用者登入系統時，使用的Email，仍為原先的Email

但通知信件的Email，則會更改為新的Email

圖 7

在「修改」狀態下，更換了「電子郵件地址」，且勾選「更換登入系統Email（通知Email一併更換）」

該使用者登入系統時，使用的Email，以及通知信件的Email，會更改為新的Email

圖 8

存檔後，系統會自動判斷該Email是否在帳號中心有資料

如果在帳號中心沒有資料，會提醒系統管理者要記得點選「發送帳號啟用通知」按鈕，以利該人員可以收到帳號啟用信件

圖 9