Vital Official Document 系統版本更新說明 202609

一、承辦作業

變更承辦人後，新承辦人於文面存檔時，若簽稿上仍留有前一位承辦人的相關資訊，系統將增加提示訊息，預防最後發文時才發現文面上的承辦人資訊有誤。

範例：原承辦人為「資○伊」，函覆一份簽稿並執行存檔後，收文人員將承辦人變更為「資○實」；當「資○實」開啟該份公文並執行存檔時，系統即會顯示提示訊息。

圖 1

二、發文作業

調整 Email 大量發文時的處理進度，讓使用者能更即時掌握目前作業狀態。

調校：點選「發文結案」後，加快產出預覽畫面的速度。

圖 2

調校：點選「發文」後，於背景產製未檢核受文者的發文檔案時，顯示處理進度。

圖 3

三、檔管作業

未點收、已點收退件作業中，若不同人在同一時間，針對同一筆公文執行退件，系統將增加提示訊息提醒，避免重複處理。

情境一：在未點收作業，A 人員勾選 001 文號，並已執行點收或退件；B 人員也勾選 001 文號，並點選「退件」按鈕，系統會顯示提示訊息。

圖 4

情境二：在未點收作業，A 人員勾選 001 文號，並點選「退件」按鈕；B 人員也勾選 001 文號，並點選「退件」按鈕。A 人員輸入完相關資訊後，點選「存檔」按鈕；B 人員輸入完相關資訊後，點選「存檔」按鈕，系統會顯示提示訊息。

圖 5

情境三：在已點收作業，A 人員勾選 001 文號，並點選「退件」按鈕，輸入完相關資訊後，點選「存檔」按鈕；B 人員也勾選 001 文號，並點選「退件」按鈕，輸入完相關資訊後，點選「存檔」按鈕，系統會顯示提示訊息。

圖 6