Vital Knowledge 系統版本更新說明_202301

系統更新項目

• 異常使用監控與報表
• 內容支援多語
• 擴增文件夾統計報表
• 複製文件
• 附件檔案整批下載
• 文件夾、分類夾搜尋

異常使用監控與報表

在高度競爭且變化快速的環境，知識資產是企業創造價值不可缺少的資源，企業在創造知識資產同時也擔心所擁有的智慧資產因人員異動而流失，為協助企業保護知識資產，本次更新增加使用者異常使用的紀錄與偵測，如短時間內有使用者下載或閱讀過多的文件則提醒系統管理人員，以預防人員離職攜走重要資訊。可搭配「異常下載紀錄報表」、「異常閱讀紀錄報表」更能掌握使用現況。

異常下載紀錄報表

以文件為單位，在特定期間內下載數超過門檻值的使用者，報表列出使用者下載的文件資訊。

異常閱讀紀錄報表

以文件為單位，在特定期間內點閱文件數超過門檻值的使用者，報表列出使用者點閱的文件資訊。

內容支援多語

對於跨國企業而言，經常需要對不同國家或地區的同仁發布相同訊息。在系統操作介面已可針對使用者慣用語系呈現不同語言，方便使用者操作，然而在內容撰寫編輯上，不是在同一欄位用不同語言重複撰寫內容或依語系發布不同文件，對使用者閱讀造成視覺上的干擾或對文件維護上造成管理的困擾。

本次更新我們提供內容支援多語，同一份文件可根據語系呈現不同語言內容，不僅是系統操作介面，連使用者輸入的資料，舉凡欄位內容、文件夾名稱、分類夾名稱、首頁 web part 名稱、頁面名稱等，亦可依語系編輯相對應內容，以及依使用者慣用語系呈現，充分滿足跨國營運需求。

在新增 / 編輯文件時增加內容語言切換選單供文件編輯者可在同一個畫面切換內容語言進行編輯。

切換成英文內容繼續編輯：

閱讀文件功能增加內容語言的選單，根據使用者慣用語系呈現不同語言內容。

擴增文件夾統計報表

在推動知識管理過程中，推動單位常需要瞭解各單位參與狀況，其中單位的文件創造數量即是重要參考數據之一。以往需要管理員逐一查詢各文件夾的文件數量來加總，本次更新擴增文件夾統計報表機制，讓管理者可以選擇統計期間以及統計範圍是否包含目標文件夾下所有子文件夾的文件量，不用再計算各個文件夾的文件量來加總，方便推動單位更快速掌握整個知識庫的文件情況與各單位參與程度。

報表結果範例：

複製文件

提供文件複製功能，節省使用者上稿作業時間。

附件檔案整批下載

閱讀文件時可以選取同篇文件的多個附件檔案，封裝成 zip 檔一次下載。

文件夾、分類夾搜尋

本次更新可以使用文件夾、分類夾名稱進行搜尋。